I. SƠ ĐỒ CÁC HẠNG MỤC CÓ TRÊN WEB CLOUDFONE
II. TRANG CHỦ
Mục này sẽ hiển thị các bài viết hướng dẫn quản trị và cấu hình Wed CloudFone, cũng như các bài viết hỗ trợ troubleshoot những lỗi thường gặp xảy ra trên tổng đài cho khách hàng.
III. TRẠNG THÁI
Mục này sẽ hiển thị trạng thái số nội bộ và trạng thái Co-Line trên tổng đài.
1. Trạng thái Co-Line:
Mục này cho phép hiển thị trạng thái đường Co-Line hoạt động trên tổng đài. Bao gồm:
· OK: báo hiệu kết nối thành công.
· UNREACHABLE: báo hiệu Co-Line hiện đang mất kết nối hoặc không được kết nối.
2. Trạng thái số nội bộ:
Mục này cho phép hiển thị trạng thái số nội bộ hoạt động trên tổng đài. Bao gồm:
· OK: báo hiệu kết nối thành công.
· UNREACHABLE: báo hiệu số nội bộ hiện đang mất kết nối hoặc không được kết nối.
· UNKNOWN: báo hiệu số nội bộ chưa được đăng ký trên hệ thống.
IV. SÔ NỘI BỘ
Trong mục “số nội bộ” có 4 danh mục chính:
1. Danh sách số nội bộ
Bao gồm:
· Tên hiển thị: Đặt tên hiển thị cho số nội bộ tạo mới. VD: CSKH
· Số nội bộ: Thêm mới một số nội bộ. VD: 101,102,103
· Mật khẩu: Đặt mật khẩu bảo mật cho số nội bộ vừa thêm mới. Mật khẩu được áp dụng khi đăng ký số nội bộ trên Softphone hay IP phone.
2. Danh sách nhóm nội bộ
Bao gồm:
· Số nhóm: Đặt số cho nhóm nội bộ. Khi khách hàng bấm số thì cuộc gọi sẽ được đưa vào nhóm nội bộ. VD: 3000
· Tên nhóm: Đặt tên đại diện cho nhóm. VD: Test
· Chọn số nội bộ: Lựa chọn các số nội bộ phù hợp đươc vào nhóm gọi. VD: 100…
· Chế độ đổ chuông, bao gồm 3 chế độ:
o Ringall: Các cuộc gọi vào nhóm sẽ đổ chuông trên tất cả các số máy có trong nhóm nội bộ.
o Random: Các cuộc gọi vào nhóm sẽ đổ chuông trên bất kỳ một số máy nào đó có trong nhóm nội bộ.
o Rrmemory: Các cuộc gọi vào nhóm sẽ đổ chuông số máy mà trước đó số máy này đã thực hiện đàm thoại với khách hàng trước đó. Rrmemory có 2 tùy chọn:
§ Thời gian đổ chuông: Thời gian chờ tối đa cho một số nội bộ trong nhóm trước khi bỏ qua số nội bộ đó.
§ Chế độ thời gian đổ chuông: Lặp lại/hoặc không lặp lại tiếng chuông trong thời gian đổ chuông.
3. Thời gian đổ chuông
Bao gồm:
· Số nội bộ: Cấu hình thời gian đổ chuông cho một số nội bộ bất kỳ.
o Thời gian đổ chuông: Thời gian tối đa một số nội bộ có thể đổ chuông khi có cuộc gọi tới.
o Thời gian chuyển cuộc gọi: Thời gian đổ chuông khi chuyển tiếp cuộc gọi sang một số nội bộ khác.
o Chế độ chờ cuộc gọi: Tắt/mở chế độ chờ cuộc gọi khi có một cuộc gọi tới.
· Nhóm nội bộ: Cấu hình thời gian đổ chuông cho nhóm nội bộ.
o Thời gian chờ tối đa: Thời gian chờ tối đa cho một cuộc gọi vào trong nhóm. Sau khoảng thời gian này cuộc gọi tới sẽ được đưa ra khỏi nhóm và chuyển hướng cuộc gọi đến một đích đến khác hoặc ngắt kết nối.
o Chuyển hướng cuộc gọi: Chuyển hướng các cuộc gọi sau khi các cuộc gọi tới bị đưa ra khỏi nhóm nội bộ sau khoảng thời gian chờ tối đa.
4. Tùy chọn
· Ghi âm số nội bộ: Thiết lập trạng thái ghi âm cho số nội bộ. Có 3 chế độ: Luôn luôn, theo yêu cầu, không bao giờ.
· Nhạc chờ - Thông báo: Thêm nhạc chờ - thông báo cho số nội bộ và nhóm nội bộ.
o Số nội bộ (tính năng này tạm thời chưa cập nhật trên Web CloudFone)
o Nhóm nội bộ:
o Nhạc chờ: Có 3 lựa chọn chính:
o Kế thừa: Tính năng cho phép chạy nhạc chờ liên tục cho đến khi hết "thời gian chờ tối đa"
o Không: Nhạc chờ sẽ được chơi cho đến khi hết lời nhạc, sau khi hết nhạc mà "thời gian chờ tối đa" trong nhóm gọi chưa kết thúc, cuộc gọi vẫn đổ chuông, tuy nhiên khách hàng không nghe được bất kì âm thanh nào trong thời gian chờ đợi.
o Mặc định: Khi chạy nhạc chờ mà số nội bộ trong nhóm không trả lời, cuộc gọi được chuyển sang số nội khác trong nhóm thì nhạc chờ sẽ được chơi lại từ đầu (không có tính liên tục).
o Thông báo: Chèn 1 lời thoại thông báo đến người gọi trong trường hợp không có nhân viên đang sẵn sàng trực trong nhóm gọi. VD: "Hiện tất cả số máy của chúng tôi đang bận. Cuộc gọi của quý khách đang được đưa vào hàng đợi!"
V. ĐỊNH TUYẾN CUỘC GỌI
1. Gọi vào
· Tên hiển thị: Đặt tên hiển thị cho định tuyến các cuộc gọi vào.
· Số cố định: Nhập đầu số tổng đài.
· Chuyến cuộc gọi tới: Chuyển tiếp các cuộc gọi vào tới đích đến phù hợp với kịch bản hoạt động tổng đài.
2. Gọi ra
· Tên hiển thị: Đặt tên hiển thị cho định tuyến các cuộc gọi ra ngoài hệ thống.
· Cấu hình độ ưu tiên: Lựa chọn độ ưu tiên gọi ra nếu trên tổng đài có nhiều hướng gọi ra khách nhau.
· Chọn Co-line: Lựa chọn đường Co-line phù hợp cho các cuộc gọi ra.
· Quy định gọi ra: Thêm quy định cho việc bấm số máy gọi ra. Có 4 thành phần như sau:
o Prepend (Thêm vào trước): Tính năng này áp dụng cho các cuộc gọi ra cần mã quốc gia hay các cuộc gọi cần mã tỉnh hoặc thêm trước vào số đầu số gọi ra. Ví dụ: gọi ra quay số 73XXXXXX thì sẽ tự động thêm 08 vào phía trước số: 0873XXXXXX. (08 là mã tỉnh thành phố Hồ Chí Minh)
o Prefix: Tính năng này áp dụng cho quy định gọi ra của tổng đài. Ví dụ: khi thực hiện cuộc gọi ra tới số 9XXXXXXXX thì trước đó phải bấm phím số 84 -> 849XXXXXXXX (hệ thống sẽ tự động bỏ Prefix 84 ). Kết hợp với Prepend, khi quay số 849XXXXXXXX, hệ thống tự động xóa số 84 và thay thế vào bằng số 0 -> kết quả cuộc gọi ra sẽ có đầu số như sau: 09XXXXXXXX (đầu số di động).
o Match Patten: Tính năng quy định số được phép gọi ra. Bao gồm:
§ X: Match với các số từ 0 đến 9.
§ Z: Match với các số từ 1 đến 9.
§ N: Match với các số từ 2 đến 9.
§ . : Match với 1 hay nhiều ký tự bất kỳ. Sử dụng tính năng này khi cho phép bất kỳ số nào cũng có thể gọi ra.
o CallerID: Tính năng được sử dụng chỉ cho phép những số nội bộ nào được thiết lập trong này mới có quyền gọi ra theo cấu trúc Prefix + Match Patten đã quy định.
3. Cuộc gọi theo thời gian
· Chọn thời gian cho phép: Lựa chọn số lượng thời gian tối đa cho phép số nội bộ đổ chuông trước khi thực hiện việc chuyển cuộc gọi.
· Thới gian đổ chuông tối đa: Cho số nội bộ hoặc số di động được chuyển tới. Mặc định là 60 giây.
· Chế độ đổ chuông: Lựa chọn chế độ đổ chuông chuyển cuộc gọi phù hợp:
o Ringall: đổ chuông tất cả các số có trong mục “Thêm số”
o Hunt: đổ chuông tuần tự các số có trong mục “Thêm số”
o Rmemoryhunt: Các cuộc gọi vào sẽ đổ chuông số máy mà trước đó số máy này đã thực hiện đàm thoại với khách hàng trước đó. Sau đó các cuộc gọi sau sẽ được đổ tuần tự.
· Thêm số: Thêm số nội bộ hoặc số di động được cho phép chuyển cuộc gọi theo thời gian.
4. Chuyển cuộc gọi theo trạng thái
· Khi không trả lời: Khi nội bộ không trả lời, cuộc gọi tới sẽ được chuyển hướng đến một đích đến được thiết lập sẵn có.
· Khi máy bận: Khi nội bộ báo bận, cuộc gọi tới sẽ được chuyển hướng đến một đích đến được thiết lập sẵn có.
· Khi mất kết nối: Khi nội bộ mất kết nối, cuộc gọi tới sẽ được chuyển hướng đến một đích đến được thiết lập sẵn có.
VI. TRẢ LỜI TỰ ĐỘNG
1. Thêm/xóa file âm thanh
· Thêm file lời chào/thông báo:
o Thêm danh mục lời chào/thông báo:
o Thêm file lời chào/thông báo.
o Xem danh sách file lời chào/thông báo.
· Thêm file nhạc chờ:
o Thêm danh mục nhạc chờ:
o Thêm nhạc chờ: Tính năng cho phép thêm file âm thanh nhạc chờ lên hệ thống tổng đài.
o Xem danh sách files nhạc chờ: Tính năng cho phép xem các file nhạc chờ đã được cập nhật lên hệ thống tổng đài.
o Chế độ ngẫu nhiên: Tính năng cho phép phát file nhạc chờ ngẫu nhiên trên tổng đài khi có cuộc gọi tới.
2. Cấu hình lời chào bao gồm:
· Lời chào:
o Danh sách lời chào:
§ Tạo lời chào:
· Tên hiển thị: Đặt tên hiển thị cho lời chào.
· Thêm file âm thanh: Thêm file âm thanh lời chào cho tổng đài.
· Quay số trực tiếp: Trong quá trình nghe lời cháo, cho phép hoặc không cho phép bấm số nội bộ trực tiếp và bỏ qua lời chào.
· Thời gian chờ quay số: Số thời gian chờ đợi khách hàng bấm số sau khi kết thúc lời chào.
o Phím chức năng, bao gồm:
§ Thêm phím chức năng: Mục này cho phép thêm phím chức năng cho lời chào. Sau khi thêm, hệ thống tự động thêm mục cấu hình phím chức năng ở dưới phím chức năng vừa thêm.
§ Chuyển hướng cuộc gọi: Chuyển hướng các cuộc gọi sau khi bấm phím chức năng phù hợp đã được thêm vào trước đó.
· Tùy chọn, bao gồm:
o Số lần thử lại: Số lần cho phép thử lại khi nhập sai số nội bộ hay không bấm số.
§ Số lần thử lại: Nhập số lần cho phép bấm sai số.
§ Cấu hình phát thông báo sai:
· Chọn file thông báo sai: Chọn file âm thanh thông báo sai khi khách hàng bấm sai số hay sai phím chức năng.
· Chọn file thông báo chuyển hướng: Chọn file thông báo cuộc gọi sẽ được chuyển hướng sau khi khách hàng bấm sai số hay sai phím chức năng.
· Chuyển hướng cuộc gọi sau thông báo: Chuyển hướng cuộc gọi đến một đích đến khác sau khi phát thông báo cuộc gọi sẽ được chuyển hướng.
o Số lần lặp lại: Số lần cho phép lặp lại lời chào.
§ Số lần lặp lại: Nhập số lần cho phép lặp lại lời chào.
§ Cấu hình thông báo nhắc nhở:
· Chọn file nhắc nhở: Chọn file nhắc nhở đã hết “thời gian chờ quay số” khi kết thúc lời chào.
· Chọn file thông báo chuyển hướng: Chọn file âm thanh phát thông báo cuộc gọi sẽ được chuyển hướng đến một số máy tạm thời.
· Chuyển hướng cuộc gọi sau thông báo: Chuyển hướng cuộc gọi đến một đích đến khác sau khi phát thông báo cuộc gọi sẽ được chuyển hướng.
1. Cấu hình thông báo (anoucement)
· Cấu hình:
o Tên hiển thị: Tên hiển thị thông báo
o Chọn file phát thông báo.
o Chuyển hướng cuộc gọi: Chuyển hướng cuộc gọi đến một đích đến sau khi chạy hết thông báo.
· Tùy chọn:
o Lặp lại thông báo: Cho phép chọn phím chức năng bất kỳ để nghe lại thông báo.
o Bỏ qua thông báo: Tắt/mở tính năng bỏ qua thông báo. Khi tính năng này được mở, khách hàng có thể bấm 1 phím bất kỳ để bỏ qua thông báo.
o Quay về lời chào: Chọn khi thông báo xuất phát đi từ lời chào.
VII. THỜI GIAN GỌI
1. Quy luật thời gian
Cấu hình các quy luật cho thời gian gọi. Trong mục này, khách hàngcó thể tùy chọn mức thời gian hợp lý cho kịch bản tổng đài phù hợp với mô hình hoạt động của công ty
· Thêm danh mục: Thêm danh mục tên gọi cho quy luật thời gian.
· Xóa danh mục: Xóa danh mục tên gọi cho quy luật thời gian.
· Danh sách quy luật thời gian: Tính năng cho phép điều chỉnh mốc thời gian phù hợp với thời gian hoạt động, làm việc của công ty.
2. Điều hướng cuộc gọi
· Tên hiển thị: đặt tên hiển thị.
· Chọn quy luật thời gian: Lựa chọn quy luật thời gian phù hợp để phục vụ cho việc điều hướng các cuộc gọi.
· Chuyển tiếp các cuộc gọi: Trong/Ngoài quy luật thời gian gọi.
VIII. BẢO MẬT
1. Xem/Chặn IP
Bao gồm:
· Trạng thái: Hiển thị trạng thoái hoạt động Running/Stopped của của chế độ chặn IP.
· IP không bị chặn: Cho phép những địa chỉ IP được nhập trong mục này chạy trên tổng đài.
· IP bị chặn: Hiển thị những IP bị chặn trên tổng đài.
2. Danh sách đen
Nhập số điện thoại muốn chặn vào mục này.
IX. LỊCH SỬ CUỘC GỌI
1. Sắp xếp tỉm kiếm
Bao gồm:
·
Chọn ngày: Tìm kiếm theo ngày. Chọn ngày để xem lịch sử các cuộc gọi trong ngày đó.
·
Số gọi tới: Tìm kiếm theo số gọi tới, và xem lịch sử cuộc gọi từ số đó đến tổng đài.
o
Không: Không tìm kiếm lịch sử các cuộc gọi tới từ số này (VD: 100)
o
Bắt đầu với: Tìm kiếm lịch sử các cuộc gọi số gọi tới có số bắt đầu là 3 số này (VD: 100)
o
Chứa: Tìm kiếm lịch sử các cuộc gọi số gọi tới có số điện thoại chứa 3 số này (VD: 100)
o
Kết thúc với: Tìm kiếm lịch sử các cuộc gọi số gọi tới có số kết thúc là 3 số này (VD: 100)
o
Chính xác: Tìm kiếm lịch sử các cuộc gọi số gọi tới chính xác với 3 số này (VD:100)
·
Gọi tới số: Tìm kiếm theo số đích được gọi đến.
o
Không: Không tìm kiếm lịch sử các cuộc gọi tới số này (VD: 090xxxxxxx)
o
Bắt đầu với: Tìm kiếm lịch sử các cuộc gọi tới số có số bắt đầu là số này (VD: 090xxxxxxx)
o
Chứa: Tìm kiếm lịch sử các cuộc gọi tới số có số điện thoại chứa số này (VD: 090xxxxxxx)
o
Kết thúc với: Tìm kiếm lịch sử các cuộc gọi tới số có số điện thoại kết thúc số này (VD: 090xxxxxxx)
o
Chính xác: Tìm kiếm lịch sử các cuộc gọi tới số có số điện thoại chính xác với số này (VD: 090xxxxxxx)
·
Tìm kiếm theo trạng thái: Lựa chọn trạng thái cuộc gọi muốn tìm kiếm.
2. Tùy chọn hiển thị
Bao gồm:
·
Theo danh sách: Hiển thị các cuộc gọi theo một danh sách dài từ trên xuống.
·
Theo biểu đồ: Hiển thị các cuộc gọi theo biểu đồ cột.
·
Số lượng cuộc gọi hiển thị: Cho phép hiển thị số lượng các cuộc gọi sau khi tìm kiếm.
3. Xuất filelog
Xuất filelog dưới dạng Excel.
