1. Tổng đài “mềm” là gì? VoIP nghĩa là gì?

• Tổng đài “mềm”: Là cách diễn giải để so sánh với tổng đài cơ trước đây hoặc tổng đài chuyển mạch điện tử sau đó. Cả hai tổng đài được chế tạo theo từng thời kỳ để phục vụ cho việc kết nối thoại, sau này với sự tiến bộ của khoa học người ta phát minh ra tổng đài chạy trên hệ thống dùng tổ hợp vi xử lý linh hoạt hơn, uyển chuyển hơn, nhiều tính năng hơn với khả năng mở rộng gần như vô hạn. Nó được tính toán xử lý các tính năng dựa trên phần mềm điều khiển.

• VOIP: là từ viết tắt của Voice over Internet Protocol có thể hiểu đơn giản nhất là giọng nói được truyền tải qua internet.

Vậy tóm tắt lại chúng ta có thể hiểu đơn giản hơn là tổng đài mềm hoạt động kết nối các cuộc gọi dựa trên nền tảng internet.

2. Tổng đài mềm có thể làm những gì?

Các chức năng căn bản:

• Số máy nhánh có thể mở rộng không giới hạn.

• Thực hiện kết nối cuộc gọi cơ bản.

• Không hạn chế số kết nối thoại cho nội bộ.

• Gọi nội bộ miễn phí trong hệ thống công ty, bất chấp khoảng cách địa lý của các chi nhánh trực thuộc công ty đó.

• Kết nối dễ dàng và linh hoạt với các hệ thống thoại của các nhà cung cấp khác.

• Cài đặt, sử dụng lời chào, chuyển cuộc gọi đến điện thoại viên một cách đơn giản và có thể thay đổi bất cứ lúc nào.

• Tự động ghi âm cuộc gọi bất kỳ. Hoặc ghi âm chỉ định trên từng máy nhánh cụ thể.

• Nhạc chờ, nhạc chuông thay đổi tùy ý.

• Quản lý, xem lịch sử toàn bộ cuộc gọi, thống kê chi tiết trên từng số hoặc theo ngày giờ chỉ định, nghe lại cuộc gọi đã ghi âm, trích xuất file ghi âm dễ dàng.

• Tương thích với hầu hết thiết bị đầu cuối như: Điện thoại bàn analog, điện thoại bàn kết nối qua internet (IP Phone), smart phone, máy tính để bàn, laptop v.v…

• Hoạt động hầu hết trên nền tảng internet có sẵn như internet có dây (Leased Line, FTTH, …) và internet không dây (Wifi, 3G, …).

Các chức năng nâng cao:

• Trong một thời điểm tổng đài cùng lúc tiếp nhận nhiều cuộc gọi vào nhưng thuê bao đầu số chỉ là một số. Khách hàng và đối tác của công ty không cần nhớ quá nhiều số để gọi đến công ty.

• Tiếp nhận cuộc gọi vào chuyển hướng chủ động theo lịch làm việc, ngoài giờ làm việc hoặc chuyển tiếp đến số điện thoại khác thuộc nhà cung cấp bất kỳ một cách nhanh chóng và linh hoạt.

• Kết nối từ xa để thực hiện cuộc gọi ra với đầu số công ty đến khách hàng hoặc đối tác bằng những thiết bị đầu cuối như đã nêu một cách đơn giản.

• Hệ thống tự động sao lưu và phục hồi khi có sự cố.

• Và rất nhiều tính năng khác.

3. Ưu điểm

• Về đầu số và thuê bao: Ví dụ tổng đài cứng muốn có cùng lúc tiếp nhận 10 cuộc gọi vào thì phải dùng 10 đường dây với chi phí cho 10 thuê bao trên 10 số của nhà cung cấp thoại. Tổng đài mềm chỉ cần 1 đầu số thuê bao có thể tiếp nhận cùng thời điểm nhiều cuộc gọi vào và gọi ra => Chi phí đầu tư thấp.

• Tổng đài mềm tương thích 100% với những đầu số dịch vụ như 1900, 1800 v..v….

• Hiển thị số gọi đến miễn phí.

• Hiển thị tên theo số điện thoại gọi đến có sẵn trong danh bạ.

• Chủ động chặn số máy nhánh gọi ra, chặn số gọi vào quấy rối.

• Dễ dàng nâng cấp, thay đổi hay mở rộng máy nhánh cũng như những tính năng tiên tiến hơn. Tổng đài cứng mở rộng máy nhánh giới hạn, nâng cấp tính năng hạn chế.

• Thay đổi và áp dụng lời chào cũng như tin thông báo cho tổng đài một cách nhanh chóng, dễ dàng.

• Toàn bộ máy nhánh đều sử dụng duy nhất trên 1 đường mạng chung với hệ thống mạng sẵn có, tổng đài cứng thì cần nối dây tới từng máy nhánh.

• Có thể nhiều đầu số trên một tổng đài đồng thời một đầu số đó trong một thời điểm tiếp nhận hoặc gọi ra nhiều cuộc gọi.

• Không tốn chi phí bảo trì, không cần nhân viên vận hành.

• Vùng lưu trữ ghi âm lớn. (Mặc định 10 giờ ghi âm, có thể tăng thêm dung lượng tùy ý).

• Xử lý sự cố nhanh từ xa.

Dịch vụ CloudFone là dịch vụ thoại trên nền tảng IP hiện đại nhằm cung cấp cho khách hàng các cuộc gọi chất lượng cao với chi phí thấp nhất. Với dịch vụ CloudFone khách hàng chỉ cần trang bị điện thoại IP hoặc tận dụng điện thoại analog sẵn có thông qua IP Gateway, hoặc Softphone là có thể sử dụng được đầy đủ tín năng của 1 tổng đài chuyên nghiệp mà không cần đầu tư hệ thống tổng đài.

 

Doanh nghệp không cần duy trì nhân sự cũng như quản lý hệ thống tổng đài. Việc quản trị hệ thống, thực hiện việc thiết lập cấu hình thông qua Internet với trình duyệt Web, sử dụng hệ thống mạng nội bộ có sẵn

Không cần đi dây hệ thống cáp điện thoại mới, tổng đài CloudFone hoạt động trên hạ tầng mạng máy tính sẵn có

Cắt giảm hoàn toàn cước phí liên lạc giữa các chi nhánh và cước phí gọi quốc tế

Sở hữu nhiều tính năng thoại tiên tiến

Dễ dàng quản lý và điều khiển cuộc gọi

Cho phép tích hợp chức năng điện thoại ( dựa vào số chủ gọi CallerID để truy vấn các thông tin khác, click to call,… ) với phần mềm bán hàng CRM, phần mềm marketing,… đem đến dịch vụ khách hàng tốt hơn, năng suất cao hơn

Cho phép làm việc với tất cả các điện thoại IP chuẩn SIP của nhiều hãng khác nhau

Dễ dàng mở rộng và di chuyển, chỉ gắn thiết bị đầu cuối vào mạng máy tính là có thể dùng

ODS tự hào là đơn vị tiên phong đầu tiên phát triển thành công và duy nhất tại Việt Nam trang web quản trị Cloudfone www.tongdai.ods.vn có giao diện thân thiện, bằng tiếng việt, dễ sử dụng và trực quan.

Trang Quản trị có đầy đủ chức năng, dễ dàng thiết lập cho tổng đài, các nhóm chức năng như: Trạng Thái, Số Nội Bộ, Trả Lời Tự Động, Định Tuyến, Thời Gian Gọi, Bảo Mật và Lịch Sử Cuộc Gọi. Bất kỳ ai cũng có thể dễ dàng thao tác mà không cần am hiểu quá sâu về kỹ thuật.

Khách hàng có thể xem thêm hướng dẫn sử dụng trang quản trị Cloudfone ngay trên website của ODS www.ods.vn. Bên dưới là hình minh hoạ cho trang quản trị Cloudfone.

Có thiết lập kết nối đến hệ thống CloudFone tại ODS thông qua Internet FTTH hoặc Internet Leasedline (băng thông tối thiểu 1 cuộc gọi là 128 Kbps).
Điện thoại analog sử dụng IP Gateway hoặc IP Phone (số lượng tối thiểu tương ứng với số máy nhánh) hoặc sử dụng Softphone có sẵn trên máy tính.